Klantcase

Efficiëntie door Systeemoptimalisatie en Integratie

Van versnipperde informatie naar een toekomstbestendige werkwijze.

Een middelgrote maatschappelijke organisatie groeide snel en gebruikte inmiddels meer dan tien verschillende systemen voor communicatie, samenwerking en administratie. Door het ontbreken van integratie en heldere afspraken raakten data verspreid, gingen processen traag en kostte het medewerkers veel tijd om de juiste informatie of bestanden terug te vinden. Uit intern onderzoek bleek bovendien onzekerheid over de mogelijkheden van cruciale tools en onduidelijke communicatie­kaders tussen teams.

40%

40% meer adoptie van het CRM systeem.

<30s

Documenten gemiddeld vindbaar binnen 30 seconden.

10 → 4

Reductie van 10 naar 4 communicatiekanalen.

Onze aanpak – van inventarisatie tot gedragen veranderroute
Data‑gedreven diagnose 

  1. Data‑gedreven diagnose – via surveys en verdiepende interviews brachten we systeemgebruik, knelpunten en kansen kwantitatief én kwalitatief in kaart.
  2. Proces‑ en datastroom‑mapping – we visualiseerden alle informatiestromen, hand‑offs en privacy‑risico’s zodat overlap en hiaten direct zichtbaar werden.
  3. Co‑creatie­workshops – multidisciplinaire sessies leverden een gedeelde visie op kanaalgebruik, een “golden path” voor dossieropbouw en een prioriteitenmatrix voor quick wins en structurele verbeteringen.
  4. Ambassadeursmodel & governance – een netwerk van super‑users kreeg mandaat, training en tijd om oplossingen te testen, kennis te delen en elk kwartaal impact te rapporteren.
  5. Roadmap & proof‑of‑concepts – we leverden een twaalfmaanden‑roadmap met pilots voor AI‑gestuurde workflow‑reminders en automatische e‑maillogging in het vernieuwde CRM‑scherm.
Thema Oplossing Effect
Kennis‑ en informatie­deling Centraal kennisportaal met slimme zoek‑ en versiebeheerplug‑in Documenten in < 30 sec vindbaar; minder dubbele bestanden
Communicatie­kaders “4‑kanalen‑framework” (chat, e‑mail, nieuwsfeed, telefoon) met duidelijke do’s & don’ts Minder ruis; medewerkers weten waar urgente info staat
Systeem­optimalisatie CRM‑opschoning + rolgebaseerde dashboards; integratie met e‑mail en notulen CRM‑adoptie steeg met 40 % in één kwartaal
Automatisering Low‑code workflows voor declaraties en contractverlengingen Doorlooptijd terug van weken naar dagen
Leercultuur Micro‑learning‑reeks van 10 min per week gekoppeld aan ambassadeurs‑vragen Continue kennisgroei zonder formele klassikale training

“We vinden documenten nu in seconden in plaats van minuten; dat scheelt ons wekelijks uren.”

Het resultaat na drie maanden

  1. Eén gedeeld kennisplatform
    • Vervangt vijf losse mappenstructuren en centraliseert documentbeheer.
  2. Kortere zoektijd naar documenten
    • Medewerkers winnen wekelijks minimaal 30 minuten dankzij betere vindbaarheid.
  3. Hogere adoptie van CRM en samenwerkingsplatform
    • Meer vertrouwen in data‑kwaliteit en minder ad‑hoc vragen aan support.
  4. Actief ambassadeursnetwerk
    • Functioneert als continu verbeterlab, met kwartaalupdates en directe directie‑buy‑in.